Depuis une récente évolution réglementaire, le syndic peut intégrer et transmettre les adresses mail des copropriétaires au conseil syndical sans accord préalable. Une pratique encadrée, qui reste soumise au respect strict du RGPD et à un usage limité à la gestion de la copropriété.
Les syndics sont régulièrement sollicités pour communiquer les adresses mail des copropriétaires, notamment par le conseil syndical. Mais cette pratique est-elle conforme au RGPD ?
Une évolution récente de la réglementation
Les adresses électroniques des copropriétaires figurent dans un document obligatoire : la liste des copropriétaires, prévue par le décret du 17 mars 1967.
Depuis le décret du 22 décembre 2025, une évolution importante est intervenue :
le syndic doit désormais mentionner les adresses mail dont il dispose, sans avoir à recueillir l’accord préalable des copropriétaires.
Cette modification simplifie la tenue de ce document, tout en maintenant un cadre strict en matière de protection des données.
Des données personnelles encadrées par le RGPD
Les adresses mail restent des données personnelles. À ce titre, leur traitement doit respecter les principes du RGPD, notamment :
- la collecte limitée aux données nécessaires (principe de minimisation),
- la mise à jour régulière des informations,
- la sécurisation des données.
Il appartient également aux copropriétaires d’informer le syndic de tout changement de coordonnées.
Une communication autorisée au conseil syndical
Le conseil syndical dispose d’un droit d’accès étendu aux documents relatifs à la gestion de la copropriété.
À ce titre, la liste des copropriétaires — incluant les adresses mail — doit lui être communiquée sur demande.
Une réponse ministérielle récente confirme que :
- cette transmission n’est pas contraire au RGPD,
- elle s’inscrit dans le cadre des missions du conseil syndical.
Une vigilance nécessaire sur l’usage des données
Si la communication est autorisée, elle n’est pas sans limites.
Le conseil syndical doit utiliser ces informations uniquement dans le cadre de ses fonctions et veiller à leur stricte confidentialité.
À retenir
- Le syndic doit intégrer les adresses mail dans la liste des copropriétaires
- Il n’a plus besoin de recueillir l’accord préalable
- Le conseil syndical peut y accéder légalement
- Le respect du RGPD repose ensuite sur un usage encadré et responsable
