Dès la reprise de gestion, notre priorité est de créer un lien direct avec le conseil syndical, véritable relais de terrain et acteur essentiel du bon fonctionnement de la copropriété. En quoi consiste cette première prise de contact ?
Dès la reprise de gestion, nous plaçons la relation avec le conseil syndical au cœur de notre démarche. En tant qu’organe consultatif essentiel, le conseil syndical joue un rôle de veille terrain, de conseil et de médiation. Il est le partenaire privilégié du syndic, garant d’une gestion cohérente et proche des besoins réels de la copropriété.
Objectifs de cette première prise de contact :
- Comprendre les enjeux spécifiques de la copropriété, qu’ils soient techniques, financiers ou relationnels
- Assurer la continuité des dossiers en cours et anticiper les éventuels points de vigilance
- Définir un mode de collaboration clair, avec des interlocuteurs identifiés, des circuits de validation et une fréquence de contact adaptée
Déroulement de la rencontre initiale :
- Réunion de présentation
- Présentation de l’équipe en charge (gestionnaire, assistante))
- Rappel du cadre du mandat de syndic et des engagements pris
- État des lieux de la copropriété
- Analyse des dossiers urgents (travaux, sinistres, impayés, contentieux)
- Recueil des attentes du conseil syndical et des priorités fixées par l’assemblée générale
- Mise en place des outils de communication
- Canal d’échange direct avec le gestionnaire
- Organisation de réunions régulières ou à la demande
- Accès aux documents partagés via l’espace numérique sécurisé
- Préparation d’un plan d’actions
- Rétroplanning des étapes clés à venir
- Identification des prochaines échéances légales ou contractuelles
- Clarification des rôles entre syndic, conseil syndical et prestataires
